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2006年9月 5日 (火)

経費科目について考えましょう…備品消耗品費

 ということで、1週間に1回に絞ろうと思っているこの話題。書いている本人は楽しいのですが、結構苦痛な方もいらっしゃるかも知れません。なお、今日から「経理・税務・金融?」というカテゴリーを作りまして、過去の記事も該当するものは「コラム的文章」「日記的文章」から移してあります。なお、「金融」の後に「?」が付いているのは、ほんとの「金融」とはちょっとニュアンスが違うことが書いてありますよという意味です。

 さて、今回は備品消耗品費。これは一見、簡単な科目なんですが、捕らえどころのない科目です。一般の企業と違う(たしか金融機関)会計をやったことがある人の話だと「いやー便利な科目や」と言っている人がいたんですが、ほんと、これ、突き詰めて言うと「他に該当しない形あるものを買ったら放り込む科目」なんですね。
 一応、税法との関わりで行くと、1個または一組で、10万円以上のもので、耐用年数が1年以上のものは、「一応」固定資産という扱いになりますので、これは、費用ではなく資産になります。(ただし、ちゃんと申告書で調整すれば、別に費用にしてもいいんですよ。)なお、10万円以上でも、30万円未満の場合は、今なら(?)中小企業の場合は資産にしなくてもいいんですが、これはちょっと省略します。(これネタに1話書けますので)

 ということで、上記のように、ともかく10万か30万かを境界に、資産にならないものが費用(経費…一応ここではこのへんの用語は区別しません)になります。
 そして、費用になる「形あるもの」のうち、別に「容器包装費」とか、「事務用消耗品費」を設けている場合は、それに該当するものはここに入れません。あと、前回書いたとおりガソリン代を「車両費」とか「旅費交通費」にしている場合も「備品消耗品費」にはしません。また、ものによっては「福利厚生費」「接待交際費」になることもあります。

 この「容器包装費」「事務用消耗品費」なんですけど、これ、会社できっちり定義しておかないと、全く役に立たない科目になります。
 よく、ネット上で「備品消耗品費」と「事務用消耗品費」の区別が分かりません、なんていう質問があるんですが、これ、基本的に会社の方針に従います。
 でないと、どこまでが事務用品なのか。ボールペンやコピー用紙ぐらいなら「事務用品」であっても、パソコン用品ぐらいから怪しくなります。トイレットペーパーなら、まあ、「備品消耗品費」として。そしてよくあるのが、ホームセンターや100円ショップ。これ、「事務用品」と「備品消耗品」、両方買ってきてしまうことが多いんですよね。きっちり分けたいなら、分けた方がいいんですが、ちゃんと定義をしておかないと、「○○で買ったボールペンは事務用品費、××で買ったボールペンは備品消耗品費」なんてことになりかねません。同じものを買っても、買った店によって科目が変わってしまうという・・・。

 あと、具体名は挙げませんが、事務用品を扱う通販でも、事務用品以外のものを買うことが多いんですが、この場合も、分けないとダメになります。

 まあ、会計事務所に経費の振り分けを任せていると、多分、この「事務用品費」と「備品消耗品費」は結構ごちゃ混ぜになっていることがあるのかなという気がしています(経験上)。

 個人的には、きっちり分ける必要がないなら「事務用品費」という科目はなくてもいいと思っています。どちらかというと「備品消耗品費」という科目の中で、管理したいものを管理できるだけの範囲で「補助科目」を設定して分けた方がいいと思います。ごちゃ混ぜになるぐらいなら分けないほうがいいですし、細かく分けるなら科目の中で分けても構わないのかなと思います。

 「容器包装費」も、形あるものを売っている会社でなく、金額的に少ないなら「備品消耗品費」でいいと思います。といいつつも、「容器包装」が多いところは、仕入(売上原価)にしてしまうことも多いようです。(よく考えるとこの科目も中途半端な存在かも知れません。)

 あと、「形あるもの」でも、特定の人への贈答品なら「接待交際費」とか、従業員が飲むお茶などは「福利厚生費」とか、多くの人に配るカレンダー等なら「広告宣伝費」とか。これも、従業員が飲むお茶であっても、備品消耗品費で構わないかもしれません。(まあ、これも会社の方針で決めましょう。トイレットペーパーなんかどうします?)

 ということで、他の科目に該当しない「形あるもの」がこの科目。ですから、固定資産にならなかったパソコンからトイレットペーパーまで、ありとあらゆるものがこの科目になるのでした。工場でも、製造原価を使っていなかったらこの科目に入ってくるものがかなりあります。

 と、非常に包容力のある「備品消耗品費」ですが、社会福祉法人(会計基準)では、「器具什器費」と「消耗品費」に分かれます。つまり10万円未満で、平たくいうと、何度でも使えるものが器具什器費。パソコンとか棚とか、一度に経費になるものの、何年も使い続けるものがこれになります。固定資産にならないが、長く使えるものですね。そして、また平たくいうと、1回きりのものとか、すぐに使えなくなるとか、金額が些細なものは「消耗品費」。これ、個人的には非常に感動した区分でして、この方が「備品消耗品費」と「事務用品費」という分け方に比べて、非常に分かりやすいと思います。(あと、社会福祉法人には「保健衛生費」なんていうものも存在しますが。)

 ともかくこの科目、分かりやすい科目ではあるんですが、安いパソコンを何台か買っても、金額がはね上がりますし、無駄遣いをしても増えます。一概にこの科目の金額が増えたからといっても「無駄遣い」とは限らないところがやっかいなところで(パソコン1台で変動しますからね)、管理したければ、やっぱり内訳として分けるしかないのかなと思います。

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