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2010年1月30日 (土)

作業の順番

 今日も一般受けしない、というか、このブログの性格を無視した「めんどくさい話」です。

 ただ、今日は、多分、そんなに経理の話そのものにはならず、どっちかというと一般的にな話に繋げていきたいと思うわけですが、いかんせん、本文を書きはじめる前にこの文を書いているんでどうなることやらと。

 話の内容は、先週書いた「数字合わせ」という文章を別の角度から書いてみようということなんですけど、いかんせん、いつものことながら「内容を考えてから書く」んじゃなくて「こんなことを書こうかな」と言うことだけを決めて、書きはじめて、書きながら話ができてくるという流れなんで、いつもながらちぐはぐな文章になると思います。

 今回は、「数字合わせ」などと言った、限られた時間で一定の成果を求められるときは、とにかくやりやすいことからやっていこうよ、ということを書こうと思っています。税理士試験の解き方や、趣味の「乗りつぶし」との対比をしてみたいなと思っていますが、どうなることやら。

 ということで、読みたい方だけどうぞ・・・。(なお、先週同様、複数記事をまとめて表示する表示形式でお読みの方はここで「続きを読む」が表示されています。)

●前回の話で、今回の話題に繋げること。

 前回、経理や会計事務所でよくありがちな「数字を合わせる」という仕事について、「規則的な動きをするもの」と「不規則的な動きをするもの」を見極めて、「規則的な動きをするもの」については、いかに速く、効率的に処理するか、「不規則的な動きをするもの」については、いかに「めんどくさくない」処理手順を決めるか、ということが必要だということを書きました。そして「規則的な動き」の量に圧倒されて、その中で終わってしまうのではなく、それは終わらせて、「不規則的なもの」にリソースを注ぐのがよい、ということ。また、「原則」だけを考えるんじゃなくて、それは効率的にこなした上で、「例外」の処理に力を入れるのがよい、ということを書いたつもりです。乱暴に要約するとそんな感じです。

●できるものからやっていこう

 税理士試験の、特に計算問題の場合、「できるところから手をつけよう」というのが、解き方としての定石になっています。

 つまり、試験時間が120分として、その時間内では絶対に解けない、解こうとすると150分は確実にかかってしまう問題です。その中では、「この問題、なんか分からんけど、解いてみよう」なんていう悠長なことはやっていられないわけで、とにかく、時間内に解けるところから解いていって、時間が余ったら「なんか分からん」というところに手をつける、ということになります。

 その、とにかく時間内に解けるところで合否が決まりまして、「なんか分からん」というところは手をつけなくても合否に影響しない、ということがよくあります。

 これは税理士試験のみならず、昔を思い出すとセンター試験なんかでもそんな解き方をしていましたし、他の資格試験でもそうなんですけど、とにかく分からないところは最初、手をつけるべきじゃないということなんです。

 試験の場合、限られた時間で、最大限の点数を取る必要があるため、時間がかかる割に点数に結びつかないことをやっていられないわけで、分かるもの・できるものから手をつけて、それが出来たら、ちょっと考えればできるもの、そして、それもできたら難問に手をつけるか、その前に時間が来るか、ということになるわけです。

 100点を求められていないなら、限られた時間で最大限の点数を取る、そのためには、簡単なところから手をつけることによって、試験時間の最初のうちに、点数の多くを取っていって、試験時間の終わりに近づくにつれて、ちょっとずつ点数を上乗せしていく、ということが必要なのです。

●数字あわせと時間

 先週書きました「数字を合わせる」という仕事。これも試験と似たようなところがあります。とにかく数字を合わせないとダメなんですけど、場合によっては合わない理由なんて分からない、ということもあり得るんです。

 つまり、数字が合わないものを、すべて、その原因を突き詰めて、それに見合った会計処理をするのが理想で、もちろん、多くはそのように処理をするのですが、どう考えたってすべてをパチッと合わせることが無理な事象も存在するわけです。

 もちろん、その仕事だけを3日も4日も、あるいは1ヶ月もやれば数字は合うんでしょうけど、それだけのために会社は給料を払わないわけで、どこかで諦める、ということが必要になってきます。

 これ、誤解のないように書いておきますが、すべてそうするという意味じゃなくて、場合によってはそのようなこともある、ということです。世の中の多くの「数字合わせ」は、きちんと合わせるものです。

 ちなみに、例えば日々の現金残高と帳簿が合わない、という場合。これなんかはどちらかというと、どこかで諦める部類の内容だと思います。特に、何人も絡んでいる場合は合わないものを合わすなんて無理な話で、もちろん、追求は必要なんですが、合わないからと言って、その次の日も原因を追及し続けるという内容でもありません。

 つまり、時間と効果、全体に及ぼす影響を考えて、数字が合わなかったらどこかの段階で諦めて、損益科目に振り替えるとか(例えば売掛金が合わないなら売上で合わせるとか)、合わないままにするとか、別の科目に振り替える(現金過不足勘定とか)という必要が出てくるのです。

 そういう意味では、試験と異なって、基本的には合わせた方がいい(100点が要求される)のですが、時間と合わせるものの性質・難易度によっては必ずしも合わせる必要がない(100点が要求されないこともある)という性質のものです。

 となると、合わないなら合わないで、限られた時間の中で、極力、問題がある「誤り」だけは修正しておく必要もあります。作業をした時間の中で、最大限の効果だけは残しておく必要があるのです。

●数字あわせと試験が似ているところ

 「数字合わせ」についても、基本的に、簡単なところからやっていくべきだと思います。もちろん、合わない原因なんて、簡単なところじゃなくて、難しいところにあるのですが、いきなり難しいところをやって、合わない原因が分かればいいのですが、どちらかというと難しいところがどれなのかも分からないわけです。

 もちろん、場合にもよるわけで、数字が合わない→多分ここだろうなというところを2~3個見る→ビンゴ!、ということもあり得るわけで、私個人的には何かの数字が合わないときはまずは「小手調べ」をするわけで、例えば合わない数字そのものを、会計ソフトの検索機能で検索してみたら、もうその原因が分かった!、なんていうこともしょっちゅうあるわけで、まずは、そうやって探りを入れることをします。

 それで原因が分からなかったらいよいよ全部を調べるわけですが、その際、調べる範囲をなるべく少なくするアプローチを取るわけで、グループごとに合っているかどうか調べる手順を取るわけですが、このへんはおいときます。

 とにかく、「小手調べ」をして、やっぱり原因が分からなかったんで、「全部調べる」ということを決意した以上は腰を据えてやらねばなりません。

 それで、「全部を調べて」数字を合わせていく際、とにかく簡単なところから手をつけていきます。一瞬見ただけで分からないものは手をつけずに後回しにします。つまり、これが先週書きました「規則的な流れ」という部分です。「簡単なもの・規則的なもの」から手をつけます。その部分はとにかく手早くやります。

 そうすることにより、面倒なもの、つまり、先週の話で言うと「不規則なもの」が浮かび上がってきます。そこに時間を掛けるのが、最終的に「合わせる」ために必要です。つまり、「簡単なもの・規則的なもの」に時間を書けると「めんどくさいもの・不規則なもの」にエネルギーを費やすことができなくなり、「あー合わん、いいや、めんどくさい」ということになるわけです。

 つまり、試験と同様に、限られた時間の中で、なるべく早く効果を出すことが求められている「数字合わせ」の場合、とにかく、「簡単なもの・規則的なもの」にはエネルギーを使わずに、手早くやって、ポイントとなる部分に早く到達して、そこにエネルギーを使う必要があるわけです。

 また、「簡単なもの・規則的なもの」は、前回書いたように、「全部調べる」場合の、数からいくと大部分を占めていることが多いわけで、そこを早く終わらせるということは、実は全体の大部分がもう終わっていることになるのです。

 だから、全体のうち、出来そうなところ・すぐ出来るところ・簡単なところをパッと見つけて、そこから順に進めていって、とにかく最小限のエネルギーで最大限の量をこなしてから、疲れる前に面倒なところに到達する、その時は(簡単な)大部分のものが終わっているので、量に圧倒されることなく、冷静に面倒なところに手をつけることができるということです。

 先に面倒なところからやると、どうしてもその他の簡単なところが気になって、じっくりと合わせることが出来なくなるわけで、面倒なところも落ち着いたら出来るのに、残り大勢が気になって、結果として出来ないということになりかねないのです。

 そういう部分が試験と似ているわけで、とにかく最初に点を稼いで(=量をこなして)、あとから上乗せする(=じっくりと面倒なところをこなす)という流れです。

 もちろん、100点を求められているもの、つまり、完璧にこなす必要があるものであっても、やりやすいところからやっていく方が、モチベーションの問題などを考えると、有効な方法だと思います。

●全部がそうか?・・・趣味との対比。

 先に、試験は100点は要らない、数字合わせも無理なら完璧に合わせなくてもいい、ただし、限られた時間で最大限の効果が必要、という前提を書きました。

 つまり、限られた時間で最大限の効果を得るには、簡単なところから手をつけるのがよい、というわけです。もちろん、全部が全部、そうというわけでなく、手順を変えることが出来ない事象もあるでしょうし、試験問題だって1から順に解いていかないと無理な問題も出てくるでしょう。

 ただ、やりやすいところから切り崩していって、エネルギーが要るものはあとでじっくりやるということはいろいろなことに応用できそうな気がします。

 しかしながら、それとは全く別の世界もありまして、多分、趣味の世界はそんな「やりやすいところから量をこなしていく」というアプローチが似合わない世界が多いのだと思うのです。

 もちろん、その「趣味」が何なのかにもよります。だから一概に言えないのですが、「最低限の時間で最大限の効果」が求められていない場合は、無理に「やりやすいところからやる」というアプローチは必要ない場合があるような気がします。

 例えば、このサイトでのかつてのメインだった「JR在来線の乗りつぶし」も、別にいつまでにという期間が決まっておらず、やりたければやればいいという世界だったわけで、そうなってくると「乗りやすいところから」じゃなくて「楽しそうなところから」というアプローチが出来るわけです。

 もちろん、どこかの段階で「なんか進まんな」ということを思ったら、集中的に「乗りやすいところ」をこなせばいいし、「乗りやすいところってつまらんな」と思ったら、運転本数の少ない面白そうなところへ行けばいいわけです。

 ただ、これも趣味の話でありつつ、一定のモチベーションは必要な行為であるんで、人によっては「残り何パーセント」を常に意識する、となると、乗りやすいところからこなしていくアプローチを取る人も出てくるでしょうし、これは、まあ、人によるんでしょうけど、という結論になってきます。

 このサイトの今のメインである「区間全駅」の場合も、「日本中の全駅をご紹介するのが目標です」なんてやると、違うアプローチになるんですけど、そういうことは考えていないので、やりやすさよりも、その時々で行きたいところが優先になっています。これ、「全駅が目標です」なんていうことになると、途端にやり方が変わってくるわけです。

 とにかく、量とか、全部とか、数値目標が前面に押し出される趣味だと「やりやすいところから」というアプローチになるでしょうし、「全部じゃなくてもいいよ、純粋に楽しめれば」ということになると「気が向いたところから」ということになるわけで、先に書いた「試験」とか「数字あわせの仕事」とは別の考えになるわけです。

●どの仕事でもそうか?

 となると、どの仕事でも「やりやすいところから手をつければいいのかな?」ということになりますが、これは否だと思います。

 というのも、例えば、窓口にたくさんの人がいて、その人達を「捌かなくては」ならない。その時、手間のかからない人を優先にやって、大部分の人を帰してから、手間のかかる人達の相手をじっくりする、というわけにもいかず、やっぱりこれは来た順(受付順)になるわけです。飲食店でも同様で、これも順番に料理を出していかねばならないわけで、もちろん、昼間の時間帯の「ランチ」を優先して出していくことはあると思いますが、基本的には順番にこなしていく仕事になります。

 ここでかつて「リアルタイム処理とバッチ処理」(業務処理のタイミング論)という話を書きましたが、リアルタイム処理の場合は順にこなしていくということになりますし、バッチ処理の場合はやりやすいところからやっていくというアプローチができるかも知れません。

●まとめ

 つまり、時間対効果が求められるとなると「やりやすいところ」からやっていくということも、方法としては有効。ただし、特に「リアルタイム処理」の場合はそうとはいえないこともある、ということです。

 逆に、時間対効果が求められない場合だと、気が向くところからぼちぼちとやっていけばいいんじゃないでしょうか、ただし、モチベーションの問題から、やりやすいところからやっていくことも有効な場合もある、ということです。

 今やっていること、やらなければいけないことは、果たしてどっちなのだろうか、ということをちょっと考えて、作業の順番を変えると、意外とはかどることがあり、結果にも現れることがあるのだと思います。

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