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2010年4月28日 (水)

連絡手段

 おはようございます。

 仕事でワシの机の上、電話がないわけで、電話をかけようとすると誰かの机の上の空いている電話を探して会社内をさまようことになるわけです。

 電話がなくてもできる、最新の仕事!、っていうわけでもないですけど、まあ、電話を使うことが多いこの業種の中にあって、極端に電話を使うことが少ない職種だったりするわけで、あと、外部からかかってくる内容が結構専門的なんで、基本的に電話を取ることもないということもありまして。

 だってよ、いきなり宿泊がどうとか、航空券がどうとか言われてもね・・・。一般常識レベルと業務レベルって違うわけで、素人が手を出してはいけません。ただし、もちろん取る人がいない場合は取りますけど・・・。

 と、電話機の数に限りがあるということもあるんですけど、電話機を置くスペースもないほど、書類が積み上げられているとか、そもそもスペースが少ないとかそんなこともあったりします。

 でまあ、冷静に考えてみると、経理の仕事って、もちろんやっている業務内容にもよりますけど、「どうしても電話でないと仕事が進まない」ということって少ないんです。

 「この数日中、連絡するのはいつでもいいけど、まあ、気が向いたし、ちょっと連絡してみようか」という程度の緊急性であることがほとんど。

 もちろん、今帰った銀行の人を「あー、もういっかい来て」と言うときはそんな悠長なことは言っていられないわけですけど。

 そういうことと、電話でわーわー言うよりも「ちょっとこの件について確認して欲しいので、調べてからお返事ちょうだい」という内容の方が多いわけで、となると、電話で数字を読み上げるよりも、一旦FAXを送っておいて「調べてご回答頂ければ幸い」みたいなことが多いわけです。

 となると、実はメール・FAXの方が実に都合がいいわけで。

 ちなみに、前の会社の業界だと「この日お伺いしたいんですけど・・」「あーその日都合悪し、この日になる」「分かりました。大丈夫ですよ」という電話での会話があって、次のところにまたアポを入れる、みたいなことが多いんで、こういう内容ってFAXとかメールだと実に不合理でして、その場合は電話の方がいいわけで、何でもかんでもメール・FAXがよいというわけではありません。

 そういや、FAXって、「今FAX送ったんですけど、届いているか確認して下さい」的な電話をしないのはおかしいと言っていた人もいましたけど、この業界の場合は「送りっぱなし」がデフォルトだったりします。

 つまり、電話に出るだけで一手間なわけで、とりあえず、それなりの時間でご回答下さい、という要件なわけで、いちいち電話をしないのがこの業界としては普通。

 全くお互い、離れたところで違うペースで仕事をしているとして、電話の場合はその違うペースを無理矢理合わせて話をする必要があるんですけど、メール・FAXだとその必要がなく、お互いのペースで仕事を続けたまま、協力ができるという媒体だと思っています。

 要するに、話し合いが必要ならもちろん電話なんですけど、Aという質問に対し、Bという答えを頂ければそれでよろしい、しかも、即答は不要、という場合は無理に電話でなくても、メール・FAXの方が記録も残るし、誤解も少なくなるし、お互いの時間もじゃましないし。特に経理っていう仕事は、電話よりもメール・FAXでの連絡が向いている方が多いんだなと改めて思った次第なんです。

 ただね・・・、これを覆してくれる相手先がありまして・・・。まあ、内容的にメールの方がふさわしいと思ったんでメールを送ったら、電話で答えを返してくれる人は置いといて、銀行っていうところはどうもこの「FAX・メール」っていうのを嫌う業界みたいで。

 ほんとね、こっちから言いたいことって、「明日でもいいけど」という内容なわけで。でもメールアドレスが銀行員(地銀・信金)の名刺に書かれていることなんてないし、電話しても外出中であることがほとんどだし・・・。

 しかも、FAXで送る内容って、結構制限されているらしく、こっちが渡した書類で、ちょっとこっちの原本のバージョンが変わってしまったんで、どのバージョンで渡したか分からなくなったんで、ちょっと送って・・・、といっても「送れません」ということで、取りに行かねばならなくなったり。

 ほんと、銀行の担当者にメールで連絡できれば結構便利なのになー、と思うことは多々あるわけです。

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