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2010年4月29日 (木)

後回し

 なんか、昨日も仕事の話を書いたような気もしますが、今日もちょっと面倒な感じで仕事の話を書こうかなと思っております。

 まあ、来週になったら旅行記がずっと続くんで、今のうちにこういう話題を書いておこうかなと。でも、旅行記と仕事の話って絶対に対象読者層が違うのに、同じブログに書いてしまうという件。

 これ、単にこのブログって自分のために書いているというだけの話なんで、そうなってしまうんですよね。かといって読者層に配慮してブログを分ける、なんていう余裕もないし。ということで、まあ、「駅のご紹介ブログ」を所望していらっしゃる方は今日はこのへんで・・・。

 で、今日はまたもや仕事の流れについてなんです。要約すると「どこかを改善してしまうと、仕事の流れって変わってしまうよね」というだけの話なんですが、また書いているうちに違う方向に行くかも知れません。ということで、興味のある方はこの続きをどうぞ。なお、この記事だけを表示させる形の方は、既にこの続きは表示されていると思います。

 

 個人的に、仕事をするときは「めんどくさいことは後回しにしよう」という方針です。そんなんじゃダメだろ-、と思われる方もいらっしゃると思いますが、めんどくさいことは後回しの方がよいわけです。

 って書くと、なんじゃこいつ、と思われると思いますけど、もちろん、めんどくさいけど優先順位の高いものは当然、先にやらないとダメです。これ、大前提です。まずは優先順位を考えましょう。

 この優先順位を考えずに「面倒なことを後回し」にすると大変な話になります。まずはきっちりと優先順位を考えることが先です。

 そのうえで、優先順位が同列、あるいは優先順位が低いのに「めんどくさいことから先にやった方が後々楽になる」という考えではないということ。優先順位が低くてめんどくさいことは当然、後回し。これを精神論とか、あるいは「楽しみをあとにして」ということだけで、先にするということはしてはいけないわけで。あと、優先順位が同列なら、楽なことから先にしようということです。

 と、なんか観念的に書いてしまっているのでわかりにくいですけど、会計処理ってそういうのがあるんですよね。これにはまってしまうと先に進まない、っていうのが。

 だから、はまってしまって時間が取られそうだと思ったら、ちょっと横に置いておいて、とにかく量をこなすことを優先させて、対象となる量を減らしたあと、めんどくさいものに手をつける、という意味です。

 例えば、支払ったものが10件あるとして、それを順に預金出納帳に入力していくとします。うち8件はすっと終わるんですが、2件は例えば部門を分けたりとか、性質が違うんで科目を分けたりとか、一部は損益科目、一部は貸借科目になるんでそれの分別がいるとか、他の人に調査を依頼しなければらないとか。そういうのはとりあえず仮勘定に放り込んでおいて、とにかくまずは預金の残を合わせて、8件は終わらせて、2件は仮勘定にしようよ、ということです。それが終わってから、落ち着いて仮勘定を崩せばよろしい、という考えです。

 そうしないと、すっと終わる8件も終わらなくなるんですよね。以前書いたと思うんですが、問題がない、考えなくてもできる「定型どおりのもの」って、いかに効率的にやるか、ということが勝負なんで、それは優先順位が同じなら、やりやすいものから片付けてしまうと。

 そうしないと、定型どおりのものが非定型のものとごっちゃになってしまって、「共倒れ」してしまうことになるわけです。「すぐ終わるもの」と「面倒なもの」の配分するリソースが違うべきなのに、「すぐ終わるもの」に必要以上のリソースを配分してしまうと「面倒なもの」だけでなく「すぐ終わるもの」までもがちゃんと処理できなくなってしまう訳です。それと、「すぐ終わるもの」が解決できれば、意外と「面倒なもの」の問題点がはっきりしてくるので、やりやすくなっているということもありますが、「面倒なもの」に先に手をつけてしまうと、「すぐ終わるもの」の要素も入り組んでくることがあるのでさらに面倒なことになりかねない。

 ところがですよ・・・。この手順でやっていくと、場合によっては「面倒だから後回し」というのが溜まってしまうわけです。そのうち時間が経って、調べることもままならなくなってしまうと。

 業務量のキャパシティーを超えてしまうと、定型どおりのものをこなすことだけになってしまって、非定型のものを置き去りにしてしまって、それが溜まってしまい、大問題になりかねない訳です。

 そういうことで、「面倒なものは後回し」という思想の裏には、必ず「じゃあ、後回しにしたものはいつまでに、ちゃんと時間を取って片付ける」ということは意識しておかねばなりません。そうしないと簡単な仕事だけえり好みしてやっていて、面倒なことを後回しにしただけの、実にたちの悪いものが出来上がりかねないわけです。(それでも、簡単なものまで片付けられなくなっている状態よりはマシだと思いますが・・・)

 というところまでが前座。もうね、いつものことながら前座が長すぎるのが悪い癖だと思っているんですけど、今回も結構観念的に書いているんですが、一応、「経理」っていう仕事だけを念頭に置いて書いているんで、仕事によっては全くあてはまらないかも知れません。だから、あんまり一般論だと思って読まないでください。ちなみに、ここまでの話は、一部分は以前書いた「作業の順番」という文章の焼き直しでもあります。

 さて。たまにここで書いているんですけど、自分の業務について、支店ができたり、新事業が本格化してきたりで、絶対的に業務は増えていたわけで、もともと余裕をもって仕事をしていたわけでないのに、そのままやっていくと絶対に回らない、というところまで追い詰められていまして。

 だから、かなり仕事が溜まっていく、という状態になっていたわけです。それで、優先順位の高いものはもちろん、遅れないようにやっていったので傍から見るとそうでもないように見えたんですけど、優先順位の低いものは完全に後回し。そのまま優先順位の低い仕事はこの世からなかったものにしようかなとか思っていたぐらいです。

 それで、そのうち、優先順位の高いものまでおかしくなりそうだったんで、結構、業務に内容を見直しまして、そのためにエクセルのファイルがいくつか増えたわけですが、ずっと頭の中に構想として持っていたものを実現化しつつ、いろいろと見直していったわけです。

 そうして、11月と2月に、別々の部分を大きく見直しまして、どうにか今後も「一人経理」を続けていくことができるなということになっていったわけですが・・・。

 それでまあ、その「見直し」が何をどう見直したかはここでは書けないし書かないんですけど、そんなに抜本的なものでもないんですし、新しいソフトを導入したわけでもないんです。せいぜい、エクセルのシートが倍増したのと、どこかからもらってきたナンバリングマシーンが登場したぐらい。でも、下手すりゃ、0.5人分の仕事がなくなるほどの効率化だったような気もするぐらいです。だから、まあ、今後、もっと必要性があればさらに効率化はできそうなんですけど、とりあえず、今の形を手順として確立させる方が先かなと。

 さて、只今「手順として確立させる」と書いたんですけど、思いつきで「一人の仕事」を見直しているんで、どの手順で進めていったらいいか、未だにあやふやな部分があるんですよね。

 その中で見えてきたのが、「もしかして後回しにしていたものの位置づけが変わっていないかい?」ということ。

 つまりですね、定型業務の時間をかけていた部分が、割と自動化されたとか、定型業務の作業時間が結構短くなっているわけです。

 と書くとなんか製造業みたいですけど、所詮、一人でやっている経理なんで、そんな、ストップウオッチを持って観察しているわけでないですけど、感覚としてそう思うというだけ。

 とにかく、今まで「面倒(で優先順位も低い業務)だから後回し」とやっていたものに割ける時間が増えてきたような気がするんです。

 さらに、今までは面倒なことを後回しにして、とにかく仕事を流してしまって、あとから面倒なことを調べて追加する、という手順だったのが、

 面倒なことを先に解決させずに先に進んでしまうと、一部自動化しているために、戻るのが面倒

 なんていう事態も発生しているわけで、つまり今まで後回しにしていたものを、先に解決した方が楽、なんていうことになっているわけです。

 これ、「面倒なものとそうでないものを切り分けて面倒でないものを自動化する」という発想で業務を改善したわけでなかったんでそういう事態になったわけです。

 ただ、今まで「後回しにするしかなかった」ことにリソースを費やせるようになってきたという意味のような気もするし。

 でも単に作業が楽になったとか、時間が減ったというわけでなく、今まであやふやだったところをきっちりしないとダメになってきた、というかきっちりできるようになってきた、ということも感じているところです。

 つまり、作業の流れを変えると

 ・今まで後回しにするしかなかった面倒なことにリソースを費やせる
 ・うやむやにしていたことが、そうできなくなってくる
 ・仕事の優先順位が微妙に変わってくる

 なんていうことになってきたような気がするわけで、実際のところ、エクセルシートとナンバリングマシーンしか新たに登場したものがないくせに、ちょっと考えなければならないことが増えてきたぞ、と思っております。

 今まで「これは後回しでよろしい」と思って、自分の頭の中を正当化していたものが、結構最近、覆されてきていて「後回しにしたら面倒」というものがでてきたということです。

 だから、全体の作業手順が変わると「後回しにしてもいいものとそうでないもの」が変わってしまうということ。

 っていうことを一人だけの仕事の中でも起こってしまっているんで、複数人で仕事をしているともっと大変なんだろうなと思うわけですけど、逆に、一人だけでやっているんで、こういうことも考えることができて、効率化した効果が顕著に出てしまったのかもしれません。

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